Portfolio

Projectassistentie bij de organisatie van een groot internationaal congres

Voor een groot, meerdaags, internationaal congres in de RAI Amsterdam hebben wij in de laatste maanden van de voorbereiding uitgebreide projectassistentie verleend. Onze ondersteuning was cruciaal om het evenement, dat plaatsvond in meerdere zalen van het congrescentrum, succesvol en vlekkeloos te laten verlopen. Onze werkzaamheden omvatten:

• Ondersteuning en advies: We boden strategisch advies en operationele ondersteuning aan de overige projectleden, waarbij we hielpen knelpunten op te lossen tijdens de voorbereiding en uitvoering van het congres.
• Budgetbewaking en sturing: We hielden het budget nauwlettend in de gaten en stuurden bij waar nodig, zodat het congres binnen de geplande financiële kaders bleef.
• Rapportage: Door regelmatige rapportages te verzorgen, hielden we alle betrokkenen op de hoogte van de voortgang, wat hielp bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
• Coördinatie van entertainment: We regelden contacten met diverse entertainmentleveranciers, waaronder het boeken en coördineren van bands voor de openings- en feestavonden, wat bijdroeg aan de feestelijke sfeer van het congres.
• Organisatie van partnerprogramma’s en rondvaarten: Naast de congresactiviteiten organiseerden we niet-inhoudelijke partnerprogramma’s, zoals rondvaarten door de grachten van Amsterdam, waardoor de gasten de stad op een unieke manier konden ervaren.
• Souvenirstand en unieke ervaringen: We namen de uitdaging aan om op locatie een complete souvenirstand met een uitgebreide collectie te verzorgen, inclusief een authentiek Amsterdams draaiorgel, wat een memorabele ervaring voor de deelnemers creëerde.
• Evenementcoördinatie in de RAI Amsterdam: Tijdens de congresdagen zelf coördineerden we alle activiteiten, waarbij we zorgden voor een soepel verloop van de sessies en evenementen in de verschillende zalen van het congrescentrum, evenals de prestigieuze gala-evenementen in locaties zoals het Okura en het Scheepvaartmuseum in Amsterdam.

Onze uitgebreide ondersteuning en creatieve invulling van het congres zorgden ervoor dat zowel de inhoudelijke als de niet-inhoudelijke onderdelen van het evenement, verspreid over meerdere zalen van de RAI en de binnenstad van Amsterdam, perfect op elkaar aansloten, wat resulteerde in een onvergetelijke ervaring voor alle deelnemers.

Een idee krijgen van wat wij nog meer doen?

Bekijk het portfolio